Возможности совместной работы с документами в 1С:Документооборот

1C:Документооборот – одно из программных решений, без которых сегодня не обходится практически ни одна организация. Автоматизация обработки документации и ее передачи в электронном виде позволяют повысить эффективность финансовой деятельности, контроля все происходящих процессов, учета материальных или человеческих ресурсов и т.п. Одним из назначений 1С:ДО является упрощенная процедура совместной работы с документами для внесения корректив, согласования и прочего.

Согласование документов

Согласование документов и их заверение электронной подписью является одной из ключевых возможностей функционала совместной работы с документами в 1С:ДО. С помощью программных решений можно повысить скорость обработки информации и ее передачи по нужному направлению для ускорения процесса, а также повысить эффективность контроля действий каждого участника.

Формирование документов и маршрутизация

Эти два процесса неразрывно связаны между собой, так что рассматривать их по отдельности было бы неправильно. В 1C:Документооборот создаются стандартные карточки с необходимыми для заполнения пунктами. Но не обязательно использовать стандартные реквизиты – можно добавить дополнительные, наиболее подходящие для схемы работы организации и ее структуры, а также задать правила внесения в них информации. Маршруты строятся на основе изначально разработанных планов в зависимости от сценария согласования.

Обычные маршруты могут быть построены силами собственных сотрудников, но для создания более сложных моделей движения документов рекомендуем обратиться к специалистам компании «АйБиТи Консалт». Например, при необходимости выстроить четкую иерархическую структуру, при которой сотрудники будут направлять документы только ответственным за их утверждения лицам, чтобы не возникало ситуаций, когда менеджер отправляет отчет на рассмотрение непосредственно руководителю организации.

Электронная подпись

Подлинность, а также юридическая сила документов подтверждаются электронной подписью. Благодаря этому не нужно распечатывать их и хранить на бумажных носителях. Таким образом снижается риск утери важной документации и порчи носителя. Квалифицированная электронная подпись оформляется в аккредитованных удостоверяющих центрах.

1. Оповещения

При необходимости совершить какое-либо действие в ходе процедуры согласования (доработать, подписать, отправить и т.п.) пользователь уведомление. Можно настроить показ предупреждений непосредственно в системе 1С:ДО или их отправку на электронную почту, мессенджеры и другие сторонние сервисы. Таким образом не будет никаких задержек по причине того, что один из участников процесса был не в курсе получения важного документа.

Контроль исполнения задач

В конфигурации присутствуют инструменты, позволяющие руководителю контролировать как выполняются поставленные перед сотрудниками задачи.

1. Планирование и проверка

1С ДО предоставляет возможность заранее планировать сроки выполнения задач и назначать ответственных за каждую из них. При этом все действия пользователей, имеющих доступ к тем или иным документам, сохраняются в системе, что дает понимание, кто и что делал в ходе рабочей сессии.

1. Аналитика на основе отчетов

По завершении каждой задачи может создаваться отчет, благодаря чему у руководства появляется возможность анализировать действия отдельно взятых сотрудников и подразделений в целом.

1. Оповещения

При подходе срока, отведенного на выполнение той или иной задачи, пользователь получает напоминание о необходимости выполнить действие. Все настраивается как и в случае с процессом согласования документов – сообщения передаются внутри системы или на сторонние сервисы.

Совместная работа на удаленной основе

Компаниям, имеющим подразделения в различных регионах, а также большое число удаленных сотрудников, пригодятся решения 1С:ДО, позволяющие взаимодействовать при работе с документами.

1. Облачные технологии

Благодаря возможности добавления документов и их обработки в облачных сервисах, пользователи могут получать доступ к ним из любой точки планеты, где есть интернет.

1. Приложение для мобильных устройств

Оно позволяет подключаться к системе без использования компьютера, что достаточно удобно при отсутствии рядом ноутбука или ПК.

1. Обсуждения

После выхода 1С:ДО версии 3.0 пользователи получили возможность вести переговоры в ходе совместной работы в прямом эфире – можно формировать чаты по теме отдельного документа или по общим вопросам.

Общаться можно как посредством текстовых сообщений, так и голосом или по видео, а также создавая массовые конференции. Благодаря этому не понадобиться перезваниваться по телефонам или использовать сторонние мессенджеры, что обеспечивает повышенный уровень безопасности информации от перехвата.

1. Помощники и заместители

При высокой загрузке ответственного за выполнение задач по обработке определенных документов сотрудника, он может назначить помощника. Последний не будет иметь возможности по принятию ключевых решений, но может вносить изменения. При этом, они будут сохраняться в резервной копии, не затрагивая оригинал – после проверки и одобрения основного ответственного лица, данные из копии переносятся и сохраняются в конечном документе.

Заместитель, в отличие от помощника, имеет все те же права, что и ответственный сотрудник. Назначение заместителя позволяет не терять времени во время отсутствия ответственного из-за командировки, отпуска или по другим причинам.

1. Совместное редактирование

1С Документооборот позволяет одновременно редактировать один и тот же документ в режиме реального времени, с возможность оставлять комментарии о совершенных действиях и прочие сообщения, которые видны все остальным участникам.

В заключение

1C:Документооборот – это набор инструментов для организации эффективной совместной работы с документацией, а также автоматизации и ускорения процедуры согласования. Кроме того, конфигурация обеспечивает возможность контролировать действия сотрудников при обработке документации и получать удаленный доступ к системе из любой точки мира.

Установку и настройку программного обеспечения лучше доверить профессионалам. Специалисты компании «АйБиТи Консалт» установят и настроят 1С:Документооборот под ключ, а также проведут инструктаж сотрудников по использованию всех возможностей ПО.