Автоматизация работы с договорами в конфигурации 1С:Документооборот

Работа с договорами – сложный и отнимающий много времени процесс, особенно в крупных компаниях, сфера деятельности которых предполагает регулярное заключение новых контрактов. Для снижения вероятности ошибок из-за человеческого фактора, а также оптимизации и ускорения процедуры существует программное обеспечение 1С:Документооборот и его функционал, специально предназначенный для обработки договоров. Мы решили рассмотреть все доступные опции для решения таких задач.

Основные возможности 1С:Документооборот для обработки договоров

1. Хранение договоров и относящейся к ним документации в единой информационной базе

• Быстрый и удобный поиск необходимой документации по различным параметрам – реквизитам, ключевым словам и т.п.
• Все сотрудники с соответствующим уровнем доступа могут работать с самыми последними версиями договоров.
• Можно не опасаться потерять документы, хранящиеся на бумажных носителях.

1. 2. Упрощенное согласование и утверждение всех документов

• Все пользователи могут видеть на каком этапе согласования находятся документы в реальном времени.
• Маршруты движения документации в ходе согласования формируются в зависимости от особенностей иерархической структуры компании и ее деятельности.
• При необходимости согласования всем участвующим в процессе лицам приходит уведомление, за счет чего предотвращаются задержки.

3. Полный контроль исполнения прописанных в контрактах условий

• Все действующие договоры добавляются в единый реестр, где указываются ключевые пункты каждого из них.
• Возможность установить напоминание для каждого важного события – даты выплат, окончание действия контракта и т.п.
• Ведется история внесения корректив и добавления дополнительных условий.

4. Интеграция 1С:Документооборот с различными сторонними приложениями и другими конфигурациями 1С

• Программа для бухгалтерии и финансов, позволяющее ведение автоматического учета выплат по контрактам.
• CRM – для контроля взаимоотношений с партнерами и клиентами в рамках договоров.
• 1С:ЭДО для обмена документами с другими компаниями.

5. Безопасность и ограничение доступа к документам

• Каждый сотрудник в зависимости от своей роли и занимаемой должности получает определенный уровень доступа.
• Поддерживаются электронные подписи, позволяющие придать любому документу юридическую силу, а также шифрование файлов.
• Любые действия каждого пользователя фиксируются в системе, благодаря чему можно контролировать все внесенные изменения.

6. Набор средств для ведения отчетности и аналитики

• Создание отчетов относительно этапов выполнения обязательств по договорам.
• Определение узких мест во всех процессах, препятствующих исполнению условий.
• Представление информации на графиках или диаграммах для упрощения подачи и понимания.
  
  

Уровни доступа и ограничения

Существует несколько критериев настроек доступа пользователей к работе с договорами.

1. Роли отдельных сотрудников или групп

• Роли. В данном случае учитывается, какие действия при обработке договоров входят в обязанности пользователя. Отталкиваясь от этого выдаются соответствующие разрешения – только чтение, удаление, внесение изменений и т.п.
• Группы. То же самое, только не для отдельных сотрудников, а для групп – экономит время при настройке.

2. Уровни доступа

• Ограниченный. Пользователь имеет возможности работать с 1С Документооборот, но функционал работы с договорами остается для него недоступным.
• Только чтение. Можно только просматривать содержимое документации.
• Редактирование. Разрешается вносить любые коррективы, помимо удаления документа и изменения прав доступа.
• Полный. Сняты все ограничения – по сути, пользователь является администратором и может добавлять новых участников для работы с договорами, а также назначать им права.

3. Кастомизированные

В программе можно настраивать уровни доступа для каждого отдельно взятого документа, чтобы иметь точное представление о том, кто и какие действия может совершать именно с выбранным договором.

Присутствует функционал, позволяющий указывать текущую стадию обработки документа и, в зависимости от этого, изменять его реквизиты.

Структурированное хранение документов

Для упрощения поиска и оптимизации рабочего пространства можно группировать все документы по договорам в отдельных папках. Сортировка осуществляется по различным критериям:

• Контрагенты. При наличие двух или более действующих договоров с одним контрагентом.
• Типы обязательств. Поставка товаров, обслуживание, договоры аренды и т.п.
• Статус. Текущие, закрытые или предстоящие контракты.
• Проекты. Группа договоров по одному общему проекту.

При этом, распределять документы вручную не обязательно – есть возможность установить определенные критерии из вышеперечисленных (или добавить другие), при соответствии которым документ после создания и сохранения автоматически отправляется в определенную папку. Такой подход позволяет исключить ошибки при распределении по невнимательности сотрудников.

Обеспечение безопасности

1. Контроль действий

Любые действия пользователя, включая простой просмотр, фиксируются системой, что дает возможность отслеживать все внесенные каждым сотрудником изменения для последующего анализа т выявления виновных в случае возникновения проблем.

2. Шифрование

1С:Документооборот обеспечивает повышенную безопасность содержащихся в договорах конфиденциальных данных за счет встроенных программных средств шифрования.

3. Квалифицированная электронная подпись

Благодаря возможности визирования посредством КЭП все документы, созданные или добавленные в программу имеют такую же юридическую силу, как и аналоги на бумажных носителя с печатью и обычной подписью ответственных лиц.

Также отметим, что к каждому отдельно взятому документу могут быть применены определенные правила, например, запрет на изменения (применяется к финальным версиям договоров), блокировка удаления или корректировки реквизитов, а также другой важной информации.

Заполнение карточки договора

Это главный документ в системе учета договоров данной конфигурации. В нем содержится вся основная информация по контракту:

• предмет договора (оказание услуг, поставки товара и т.п.);
• ответственные за исполнение обязательств по контракту лица и подразделения компании;
• стороны-участники договора;
• суммы выплат и валюта;
• номер договора;
• даты подписания и завершения действия контракта;
• критерии автоматического продления (если предусмотрены);
• дополнения и приложения к договору.

Если в базовом документе нет необходимых в связи со спецификой договора полей, их всегда можно добавить.

Маршруты документооборота

Для обеспечения прозрачности процесса работы над договором на всех этапах можно изначально настроить наиболее удобные и эффективные маршруты передвижения документации, а также назначить ответственных за каждую стадию.

Обработка договоров разделяется на несколько основных этапов:

• формирование документа с внесением необходимых данных;
• согласование – содержание договора проверяется ответственными за его исполнение лицами с последующим утверждением или отправкой на доработку;
• подписание договора участвующими сторонами;
• внесение информации о заключенном контракте в 1С Документооборот;
• добавление исполненного договора в архив с последующим хранением и быстрым доступом через поиск.

Дополнения к договору

При необходимости внести какие-либо изменения в действующий договор, не требуется аннулировать его и формировать новый с полным прохождением описанной в предыдущем пункте процедуры. Достаточно создать дополнительные документы, которые связываются с основным. В них прописываются внесенные по обоюдному согласию в изначальное соглашение изменения.

Процедура работы с такими документами также происходит поэтапно, но в упрощенном виде:

• возможность быстрого оформления без необходимости указывать полный набор информации, как для основного договора;
• согласование практически полностью автоматизировано и не отнимает много времени;
• подписание дополнительного соглашения ответственными лицами;
• добавление в систему учета с подвязкой к основному документу.

В заключение

Программа 1С Документооборот предоставляет широкий функционал для работы с договорами, что позволяет автоматизировать большинство процессов и снизить время на оформление необходимых документов. Еще одним плюсом такого решения является постоянный контроль за исполнением условий контракта в режиме реального времени.

Специалисты компании «АйБиТи Консалт» предлагают услуги по регистрации, установке и настройке программной конфигурации 1С:Документооборот с последующей технической поддержкой, а также обучение сотрудников использованию программных средств.