Особенности КЭДО в 2023 году

Переход на электронный обмен документами в рамках кадрового управления позволяют минимизировать издержки и вывести работу отдела кадров на новый уровень. В перспективе возможен обязательный переход на электронный документооборот, но сегодня он носит добровольный характер, хотя многие предприниматели уже успели перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО).

Печать, отправка, получение ответного документа – длительная процедура. Ускорить этот процесс позволяет КЭДО.

Ежегодно в кадровом отделе скапливаются горы бумаг – примерно от 30 штук на одного работника и при этом есть те документы, которые нужно хранить в течение нескольких лет.

Кроме того, когда необходимо подписать тот или иной документ, кадровому специалисту приходится искать сотрудников по всем отделам, а многие современные организации функционируют по гибридному и удаленному режиму. Распределенные команды вызывают сложности у кадровиков, которые ведут непосредственный обмен документацией с работниками из разных уголков страны и даже мира.

Преимущества КЭДО

• сокращение затрат на покупку бумаги, печатного оборудования и т.д.;
• отсутствие необходимости непосредственного или почтового взаимодействия с работниками;
• централизованное хранение архивной базы в электронном формате;
• работа с любого стационарного или мобильного устройства;
• удобный и быстрый поиск нужного документа по заданным критериям.

Правовая база

Еще не так давно кадровый документооборот в электронном формате реализовать было невозможно из-за отсутствия соответствующих законов. Процесс их разработки и тестирования занял более 5 лет и в ноябре 2021 года нормативная база для перехода на электронную кадровую документацию, наконец, была подготовлена.

Эксперты уверяют, что переход на электронный документооборот станет обязательным в ближайшие несколько лет. Чтобы не спешить, мы рекомендуем начать внедрение нового механизма уже сейчас.

Согласно законодательству, КЭДО приравнивается к бумажному обороту кадровых документов. Кроме того, цифровые формы документов, составленные по установленному регламенту, обладают юридической силой. То есть, их не нужно дублировать на бумаге.

КЭДО позволяет заверять электронной подписью более двухсот документов. Есть некоторые исключения, когда документ нуждается в печатном дубликате.

А именно:

• акты, фиксирующие факт несчастного случая в производственных условиях;
• приказ (распоряжение) об увольнении;
• документ, являющиеся подтверждением прослушивания инструктажа по охране труда, включая подписанные сотрудником лично.

Законодательный порядок КЭДО постоянно дорабатывается. Например, 1.03.2023 года вступил в силу приказ Министерства труда РФ, который устанавливает регламентированные форы электронной кадровой документации. Вместо файлов pdf/word/jpeg основная часть будет представлена в формате pdf, для заверения будет использоваться электронная подпись sgn, описание – xml.

Переход на КЭДО станет обязательным

Пока что переход на электронный формат кадрового делопроизводства выполняется добровольно, но всё больше становится очевидным, что скорее всего в ближайшие два-четыре года КЭДО станет обязательным.

В приказе № 578н от от 20 сентября 2022 от Минтруда сказано, что рассылка электронных расчетных листов будет доступна только тем работодателям, которые используют КЭДО. Это говорит о том, что те предприниматели, которые работают с бумагами, по закону нарушают действующие нормы.

С июня 2023 года был запущен переход на цифровой формат кадрового делопроизводства для органов федерального управления в качестве эксперимента. После федеральных структур на электронную систему перейдут и коммерческие предприятия.

Точно так же осуществлялся переход к ЭДО, когда с 2020 года электронные счета-фактуры для всех операций стали обязательными.

Внедрение КЭДО

Для внедрения КЭДО компания может выбрать один из способов:

• Можно применить бесплатный сервис «Работа в России‎». Он обладает частичной функциональностью, в рамках. которой позволяет заверять документы электронной подписью простого типа. Для доступа нужно подтвердить учетную запись через портал Госуслуг;
• Воспользоваться платным специализированным программным продуктом, который можно адаптировать под нужды конкретного предприятия.

Сейчас на рынке есть несколько профессиональных продуктов для организации кадрового документооборота и среди них решение от компании 1С – 1С:Кабинет Сотрудника.

1С КЭДО значительно упрощает и оптимизирует процессы управления кадровыми документами в организации. А главное, он интегрируется с другими продуктами 1С создавая некую единую систему учета и управления.

Кроме того, Кабинет Сотрудника, как и все остальные программы 1С, получает своевременные обновления, что снимает с бизнеса целый ряд лишних сложностей.

Независимо от того, какую именно систему КЭДО вы выберете, алгоритм интеграции всегда будет примерно единым:

1. проверка полноты шаблонов и частоты их обновления;
2. настройка ЭДО для кадрового документооборота;
3. подготовка кадровой документации, нормативных актов в электронной форме, ознакомление с ними работников;
4. получение письменного согласия работников – обязательное условие для перехода на КЭДО;
5. настройка входа и доступа через личный кабинет, оформление электронных подписей;
6. проведение инструктажа перед началом работы с КЭДО.

Внедрение электронного кадрового документооборота - актуальная задача для многих перспективных предприятий. Отказ от работы с бумагами в пользу цифровизации – эффективный способ вывести бизнес на новый уровень. Если вам нужна консультация или помощь во внедрении – обращайтесь, специалисты компании «АйБиТи Консалт» окажут нужную поддержку.