Обзор полезных функций 1С-Документооборот

На основе анализа клиентского спроса, мы подготовили список наиболее востребованных возможностей программы 1С-Документооборот 8. Речь идет о полезных функциях, которые позволяют оптимизировать многие бизнес-процессы. На основании материала вы сможете получить базовое представление о конфигурации, оценить целесообразность ее внедрения.

Компания «АйБиТи Консалт» много лет занимается внедрением электронного документооборота в компаниях своих клиентов. За годы практики мы сформировали статистику и провели ее анализ. Отказ от бумажной документации минимизирует множество издержек, повышает производительность деятельности в целом.

Внедрение ЭДО сокращает время обработки документов минимум вдвое. Процессы согласования ускоряются в несколько раз за счет отсутствия отклонений по исполнительным срокам. Теперь найти нужный документ можно в несколько кликов.

 

 

Оперативное согласование документов

Рассмотрим на типовом примере – согласование контракта сотрудниками компании.

Юрист направляет документ на обработку ответственным специалистам. Каждый участник вносит свои изменения. Документ в нескольких версиях требует доработки, что влечет необходимость повторного согласования и т. д. Это будет продолжаться до того момента, пока все участники не найдут единого решения. На практике такой подход сопровождается постоянными отклонениями от установленных сроков, утере бумаг и нерациональному распределению рабочего времени.

Рассмотрим автоматизированный алгоритм согласования документа:

• Задача запускается ответственным работником вместе с сопроводительной документацией;
• Документ отправляется для дальнейшего рассмотрения другим участникам по запрограммированному маршруту. В программе можно установить временные рамки исполнения задачи для каждого сотрудника.

После запуска задачи работник может приступить к выполнению более важных дел. Для контроля обработки достаточно периодически проверять результат в программе. По завершении на почту придет соответствующее уведомление.

Автоматизация согласования позволяет ограничить число ответственных лиц и ускорить сам процесс. Это большой плюс как для руководителя, так и для сотрудников.

 

Оптимизация бизнес-процессов на основании мониторинга

Данная функция появилась относительно недавно, но клиенты уже успели оценить ее преимущества. Например, тот или иной документ постоянно отправляется на повторное согласование, что приводит к потере времени. Такая проблема может быть связана с загруженностью ответственного сотрудника или некорректно составленном шаблоне.

 

Система фиксирует данные по всем заданиям исполнителей. Это значит, что руководитель в любой момент может получить информацию о срыве сроков, исполнительную активность специалистов и т. д.

Когда система накопит достаточно данных, она сформирует отчет на основании компьютерной аналитики. Для этого отчета можно настроить автоматическую рассылку. Каждое заинтересованное лицо сможет ознакомиться с результатами.

Такой подход позволяет руководителю своевременно определять потенциальные проблемы и решать их максимально оперативно для оптимизации бизнес-процессов.

 

Возможность контроля входящей корреспонденции

Руководители крупных предприятий и государственных учреждений приняли решение о переходе на ЭДО именно из-за наличия данной функции. Физически обработать огромный поток писем, запросов, заявок практически невозможно. Многие обращения остаются без ответов, что ведет за собой потерю потенциальных клиентов.

Решение

В конфигурации 1С можно вести учет по входящей документации в полном объеме. Обрабатываться будут письма как от юридических, так и от физических лиц. Полученные документы можно упорядочить в виде списков по заданным критериям. Это позволяет быстро найти нужный документ для последующей обработки.

 

Гибкие настройки пользовательских прав

Эту функцию используют абсолютно все компании. Например, для нового работника нужно скрыть определенные документы. В программе каждый документ будет обладать карточкой, где можно задать права доступа на правах руководителя или администратора.

Благодаря этой возможности появилась возможность исключить вероятность несанкционированного использования ценных коммерческих данных сторонними лицами. Каждый работник будет иметь доступ только к тем документам, с которыми работает.

 

Мероприятия и совещания – управление

Полезная функция для представителей крупных предприятий, которые большую часть рабочего времени проводят на бизнес-мероприятиях. Без подведения итогов, распределения задач, контроля исполнительной дисциплины, договоренности могут зависнуть на уровне проекта.

В программу можно вносить данные о состоявшемся мероприятии с последующим контролем исполнения утвержденных договоренностей.

Во время мероприятия ответственному работнику можно поручить составление протокола, рассылки поручения другим участникам, с возможностью мониторинга выполнения.

Аналитическая отчетность, составленная программой, будет полезна для оценки посещаемости, продолжительности и результативности мероприятий.

 

Данные об исполнительной дисциплине в форме отчета

Некоторые наши клиенты сталкиваются с распространенной проблемой – перед сотрудником поставлено множество задач, причем все они находятся в различных источниках. Сложность заключается в их упорядочивании и контроле. Руководитель нуждается в достоверной отчетности как по срокам, так и по качеству исполнения.

Решение

Все задачи и документы, которые направляются на сотрудника, фиксируются в информационной базе. По каждому указывается дедлайн подготовки либо согласования.

На основании отчетов управляющий может объективно оценить производительность работы штата по тем или иным критериям. Программа может формировать отчеты по дисциплине труда, нарушению сроков и т. д. Доступ к статистике способен повысить мотивацию сотрудников.

 

Интеграция с 1C-ERP

Многие пользователи работают с программами 1С-Документооборот и 1C-ERP параллельно. Синхронизация этих решений позволяет наладить автоматизацию управленческой деятельности и ведение учета.

Кроме того, совместное использование конфигураций позволяет задать путь согласования документов с учетом уровней, независимо от сложности. Экономия времени достигается за счет отсутствия необходимости постоянного переключения программ.

 

Возможность управлять проектами

Данная функция будет полезна для компаний, специализирующихся на проектировании. Удобная работа как с проектами, так и с сопутствующей документацией с использованием всей информации о документах, участниках, планах, сроках и т. д.

Есть возможность просмотра корреспонденции по проекту с контролем исполнительной дисциплины. Программа составляет анализ о фактических этапах выполнения, позволяет формировать отчеты.

 

Электронная подпись

Клиенты, которые планируют внедрить систему электронного документооборота, переживают относительно безопасности коммерческих данных. Для решения этого вопроса в программе имеется возможность использования электронной подписи. Это то же самое, что и мокрая печать на бумажной версии документа. Такую подпись регистрируют только уполномоченные удостоверяющие центры.

Подпись представляет собой данные в зашифрованном виде. Ими утверждаются документы для подтверждения подлинности. Документы, утвержденные ЭП, обладают юридической силой, как и бумажные аналоги. Наличие такой подписи обеспечивает безопасность взаимодействия с контрагентами, контролирующими инспекциями и др.

Мобильное приложение Документооборот

Еще один бонус для клиентов – бесплатное приложение для мобильных устройств (доступно в версиях 1С Документооборот КОРП и 1С Документооборот государственного учреждения) , позволяющее оставаться в курсе дел в любое время, в любом месте. Удаленный доступ ко всему спектру задач для еще более эффективного взаимодействия.