Обзор возможностей 1С: Документооборот

Процессы автоматизации обработки документов для различных предприятий могут существенно отличаться как по масштабам, так и по динамике. К примеру, крупному холдингу для полноценного отказа от бумажной документации необходимо внедрение комплексного решения (или ряда решений), а для автоматизации малого предприятия может подойти программа с базовым функционалом. Если говорить конкретно о программном продукте 1С Документооборот, то в первом случае оптимально выбирать КОРП, во втором – базовую.

Документооборот – универсальное решение фирмы 1С, предназначенное для перехода на электронную обработку документов. Продукт подойдет для любых предприятий, независимо от размеров и направления.

Фактически, решения является современной ECM-системой (Enterprice Content Management). Это не только инструмент для автоматизированной обработки документов, но также эффективный способ запуска комплексного процесса, контроля и управления деятельностью компании, отладки последовательной работы сотрудников.

Возможности

• Безопасное хранение коммерческой документации в централизованной информационной базе;
• Регистрация входящих/исходящих документов;
• Составление, хранение и обработка организационных, распорядительных, справочных, информационных и других документов, договоров, служебных актов;
• Получение быстрого доступа к файлам с учетом пользовательских прав;
• Прозрачное согласование, утверждение и контроль исполнительной дисциплины;
• Возможность настраивать маршрутизацию, осуществлять исполнительный анализ;
• Автоматизированная загрузка файлов из электронной почты либо сканирующего устройства;
• Учет рабочего времени.

Версии конфигурации

Приобрести программный продукт можно в одной из 4 версий:

• КОРП. Предназначена для организаций со сложной иерархией и многоуровневой обработкой документации;
• Документооборот государственного учреждения. Разработан для организаций государственного (муниципального) уровня со сложной иерархией;
• ПРОФ. Подойдет малым коммерческим предприятиям и бюджетным учреждениям с несложной организационной структурой и простым документооборотом;
• Document Management. Двуязычная версия (русский+английский). Подойдет отечественным предприятиям, у которых есть филиалы или дочерние субъекты в других странах, а также предприятиям с иностранцами в штате. Может использоваться филиалами международных компаний на территории РФ.

Программа является универсальной, поэтому подойдет для любой отрасли. Интерфейс можно адаптировать под индивидуальные потребности предприятия.

Документооборот КОРП: обзор функционала

Обработка входящей и исходящей корреспонденции

Программа обладает встроенным отображением документов (как входящих, так и исходящих), с контролем своевременной отправки ответов. История переписки сохраняется в архиве.

Документооборот внутри предприятия

Работа со служебными записками, ордерами, приказами, проектной и технической документацией. Все внутренние документы хранятся в журнале. Доступна опция просмотра документов в виде списка.

Поиск документов

В программе может храниться информация в большом количестве. Поиск данных может осуществляться по следующим критериям:

• Реквизитам;
• Спискам (быстрый отбор);
• Полному тексту;
• Штрих-кодам.

Штрих-коды можно печатать прямо в файле либо на пустом листе. Также можно печатать штрихкоды для оклейки бумажных документов. Эти функции позволяют оптимизировать процесс поиска, а также сформировать структурированный архив. После сканирования штрихкода , карточка документа открывается автоматически.

Обработка договоров

• Согласование;
• Контроль сопроводительной документации по договорам;
• Отслеживание этапов с момента создания договора до его закрытия;
• Получение скан-версий с подписями и штампами.
  

Обработка файлов

Работники ежедневно работают с файлами. Для удобной работы в программе реализован совместный и многопользовательский режим работы, а также система управления файлами с учетом принадлежности к тому или иному документу.

Корпоративная почта

Встроенный почтовый агент схож с привычными почтовыми программами, но при этом оснащен несколькими десятками полезных инструментов для упрощения рабочего процесса.

Бизнес-процессы

Задачи формируются как простейшие процессы:

1. 1. Рассмотрение. Руководитель ставит резолюцию, после чего возвращает документ ответственному сотруднику.
2. 2. Исполнение. Документация, находящаяся в процессе разработки, передается пользователям по списку, а также назначенному исполнителю.
3. 3. Согласование. Выбранные участники корректируют либо заверяют документ, после чего возвращают автору для последующей обработки.
4. 4. Утверждение. За этот этап отвечает ответственное лицо, выбранное заранее. В результате документ возвращается к создателю для исправления или изучения резолюции.
5. 5. Регистрация. Секретарь получает документ для присвоения регистрационного номера, заверения печатью и отправки корреспонденту.
6. 6. Ознакомление. Все сотрудники из списка изучают документ.

Оценка исполнительной дисциплины

Дисциплину можно контролировать по задачам:

• Сроки и объемы выполненных задач;
• Выполняемые работы с учетом рабочего времени;
• Оценка времени, потраченного на выполнение той или иной задачи.

Настройка пользовательских прав

В программе предусмотрена возможность установки прав для сотрудников. Каждый будет видеть только то, что нужно для работы.

Это, и многое другое реализовано в программе 1С: Документооборот. По любым вопросам вы всегда можете обратиться к специалистам компании «АйБиТиКонсалт».