1С:Инвентаризация и управление имуществом

За счет наличия дополнительного приложения для мобильных устройств становится значительно проще заниматься разрешением текущих заданий, связанных с учетом ОС и ТМЦ. Многие ТСД помимо сканера штрихкодов часто оснащены и считывателем RFID.

Обмен информацией между приложением и основной базой выполняется на основе специального интернет-сервиса, благодаря чему терминал может соединяться с конфигурацией посредством Wi-Fi.

В обозначенной подсистеме доступен такой функционал:

• выполнение контрольного осмотра с применением радиотерминала;
• выполнение комплектации и разукомплектации ОС;
• инвентаризация в контексте определенного имущественного перечня или же конкретного местоположения;
• наличие доступа к актуальному имущественному реестру с ТСД;
• получение данных об определенном объекте через считывание штрихкода или распознавание RFID;
• получение информации о перечне учетной собственности в контексте МОЛ;
• осмотр имущества;
• розыск различных учетных предметов;
• присвоение цифровых меток и кодов подотчетным объектам и даже физлицам;
• составление документации для различных задач: выдачи, возврата имущества, присвоения электронных меток и пр.;
• учет отдельных деталей предметов имущества в ходе проведения инвентаризации;

Помимо использования через интернет-сеть, приложение способно работать и в режиме оффлайн. Кроме того, им допускается пользоваться на территориально-распределенных объектах без наличия стабильного соединения с корпоративной сетью.

Синхронизировать ПО с основной инфо-базой можно посредством:

• подсоединения терминала считывания данных;
• использования Wi-Fi-каналов.

В состав НСИ входит подборка различных справочников и регламентов, которыми обычно пользуется предприятие. Упомянутую НСИ в системах автоматизирования работы компании вполне можно воспринимать как самостоятельно существующий элемент. Можно сказать, что это особая подсистема, которая, однако, также нуждается в контроле.

Контролирование справочников подсистемы является возможным и посредством учетной конфигурации, и при помощи импорта централизованных справочников из некоторых других учетных систем 1С.

Сама же система учета вполне способна исполнять роль ключевой для прочих инфо-баз. Ведение справочников о типах собственности и точках расположения предоставляет возможность очень гибко систематизировать все имеющиеся данные о применении объектов, а также аналитике его хранения. Все это будет полезно для дальнейших инвентаризаций и будущих транспортировок.

За счет возможности распределения подотчетной собственности по различным счетам учета удалось обеспечить объединение учетной части с системами упорядоченного учета, где то или иное имущество подразделяется на различные ключевые категории, которое либо числится на текущем балансе, либо нет.

Подсистема контроля собственности дает свободу вести обобщенный учет всех имущественных объектов. При этом можно обозначить:

• количество;
• статус;
• тип и пр.

Также в любой момент можно получать последние данные и оперативно их обновлять.

Используя подсистему, клиент может пройти регистрацию в системе процессов, относящихся к управлению имущественными объектами.

В числе таких:

• регистрация;
• выдача;
• передача;
• возврат;
• списание;
• выбытие.
  
  

Системой клиенту дается возможность проводить регистрацию процедур, связанных полным контролем имущества. Их перечень уже описан выше. При этом все операции с объектами можно гибко настраивать, в соответствии с внутренним бизнес-процессом. Эта гибкость позволяет вносить изменения в такие детали, как:

• заполнение;
• значения реквизитов по умолчанию;
• реквизитный состав процедур;
• фильтры отбора.

Для каждого типа объектов можно задавать совершенно произвольные атрибуты, а также подвязывать к каждому конкретному объекту дополнительные данные. Например:

• гарантии;
• лицензии;
• свидетельства;
• правовую документацию.

В системе открыта возможность ведения сквозного учета всего имущества с опцией применения префиксов инвентарной нумерации для разных типов имущества. Учитывать объекты, ранее получившие инвентарную нумерацию старого образца, можно сразу двумя способами: по ранее присвоенному или по новому номеру, предложенному уже системой.

Используя отдельный документ ввода предварительных остатков, можно быстро загрузить информацию об имеющемся имуществе. В документе можно подгружать данные, к примеру, из MS Excel, и сохранять идентификаторы имущественных объектов для последующего объединения с параллельными системами.

В системе сохраняется вся история относительно каждого объекта.

Все процессы, так или иначе связанные с перемещением объектов – от выдачи до списания – выполняются в системе посредством соответственного документа о перемещении.

Выбранные объекты имущества могут перемещаться между компаниями, ответственными держателями и пр. Кроме того, этот же документ может повлиять на изменение статуса объектов.

В соответствии с типом операции, документ о Перемещении имущества может быть трансформирован в документ, требуемый для конкретной операции. Состав реквизитов, в том числе, определяется в соответствии с выбранным типом процесса перемещения.

Стоит также упомянуть, что в мобильном приложении можно выполнить перемещение посредством ТСД, с помощью штрихкодирования либо RFID.

Выбытием называется процедура, при которой имущественный объект обычно полностью исключается из остатков в системе.

Штрихкодирование и назначение RFID – это способы автоматического распознавания, которые предназначаются для следующих задач:

• оптимизация различных действий с имущественными объектами;
• рост производительности;
• снижение рисков, вызванных так называемым человеческим фактором.

Регистрация нового штрихкода либо радиочастотной метки выполняется в системе посредством соответственного документа о назначении штрихкодов и RFID.

Функционалом, кроме прочего, предусматривается возможность вести реестр карточек всех документов, как-либо относящихся к тем или иным объектам имущества – от технических до разрешительных. Для каждого такого документа создается отдельная электронная карта с полями, соответствующими данному типу документации.

К карточке можно подвязывать файлы. Функция действительно полезна, ведь можно для большей надежности прикреплять, например, отсканированные копии бумаг. Один зарегистрированный документ может быть связан как с одним, так и сразу с несколькими объектами в соответствующем Реестре.

Система позволяет, вносить правки в актуальные инвентарные номера объектов имущества. Причины для проведения этой процедуры могут быть самыми разными. Для примера:

• ошибочный ручной ввод в процессе регистрации объекта;
• смена ранее количественного учета имущества на пообъектный;
• слияние компаний и подведение ИН под единый шаблон.

Предоставленный функционал дает также возможность печатать этикетки для маркирования имущественных объектов. Процесс печати для большего удобства можно начать из нескольких точек сразу:

• Рабочий стол устройства;
• реестр имущества;
• карточка объекта.

Заниматься инвентаризацией объектов имущества, благодаря данной системе, теперь в разы удобнее. Во время непосредственной инвентаризации выполняется автоматизированное сравнение информации о последней проверке с текущим положением дел. По завершению процесса можно при необходимости распечатать все требуемые по регламенту формы. Кроме того, есть возможность быстро создать документы о перемещении или выбытии, если это потребуется по результатам текущей инвентаризации.

Чтобы проводить инвентаризацию с наибольшей эффективностью, специалисты компании «АйБиТи Консалт» рекомендуют выполнять этот процесс, используя мобильный ТСД, который может считывать радиочастотные метки (RFID). Специально для этого в мобильном приложении есть соответственные опции. По итогам работы оператора терминала, табличная часть документа об инвентаризации заполняется с помощью мобильного приложения.

Для комфортного координирования с системами регламентированного учета предусматривается автоматическая систематизация документов о выполненном анализе. Без лишних хлопот их можно быстро распределить по складам, подразделениям или ответственным лицам, что существенно экономит время.

Для разных мест, предназначающихся для хранения, можно указывать собственные детали инвентаризации. К примеру, кто будет за нее ответственен, как часто она будет проводиться и пр. Сотрудники также имеют полномочия создавать задания об инвентаризации с уточнением срока проведения и возможностью просмотреть результаты после завершения процедуры.

Все результаты проведенной проверки по каждому объекту отмечаются в соответствующем документе об инвентаризации. В ходе проверки все имеющиеся учетные данные сравниваются с фактическими.

Контрольные (диагностические) проверки необходимы для того, чтобы проследить значения показателей по каждому из объектов, а также проанализировать возможные отклонения. По итогам анализа могут быт вынесены определенные решения.

Система предлагает специально для этого случая такой функционал:

• Изучение состояния имущества с прописыванием значений каждого из контролируемых показателей. Отметки должны быть сделаны и в мобильном ТСД, и напрямую в учетной конфигурации.
• Регистрация информации по контрольным проверкам в системе.

Состав показателей устанавливается для каждого из объектов или типов имущества. При проведении процедуры максимальной продуктивности можно достичь, используя мобильный ТСД, снабженный считывателем радиочастотных меток.

Этот функционал необходим для регистрирования всех текущих потребностей предприятий в определенных объектах. Также здесь можно удобно составить заказы на закупку для поставщиков и в дальнейшем отслеживать их статус. Заказ на закупку составляется на базе указанных данных о текущих потребностях и может потребовать процедуры согласования.

Потребности в конкретном имуществе можно удовлетворять не только через закупку новых позиций у выбранного поставщика, но также с помощью уже имеющихся складских запасов. В том числе актуальные потребности можно отклонять.

Управлять потребностями, как и статусами заказов на закупку, удобно посредством аналитических отчетов.

Подборка различных видов отчетностей позволяет выполнять всесторонний анализ в плане использования объектов имущества предприятия. Конфигурация предлагает перечень гибких настроек для каждого отчета. С изменениями опций, сама форма отчетности также может измениться.

Всю отчетность можно передавать из конфигурации в MS Excel и пользоваться ею вне границ инфо-базы. Клиент имеет возможность составить отчет как с настройками по умолчанию, так и с опциями по собственному выбору.

Имеется возможность объединения с другими программами, как отечественных, так и заграничных разработчиков. К примеру, это могут быть различные бухгалтерские системы. Также интеграция доступна для оборудования – ТСД, принтеров и пр. – на базе общих стандартов и протоколов передачи данных, которые поддерживает платформа «1С: Предприятие 8.3».

В рассматриваемой конфигурации, помимо прочего, предусматривается возможность обмена данными со стандартными решениями 1С, которые относятся к управлению предприятием, а также ведению бухгалтерии.

Обмен информацией выполняется посредством файлового обмена в формате XML. Конфигурация предусматривает обоюдный обмен информацией, который может происходить как вручную, так и без стороннего вмешательства. Достаточно предварительно задать соответствующее расписание.