1С:Документооборот государственного учреждения 8 (1С ДГУ)

Все документы хранятся в программе с учетом настроенных прав пользователей. Папки можно структурировать для организационной структуры конкретной компании либо по типу документа. Для каждой папки можно настроить права доступа для отдельных пользователей, а также для групп (например, просмотр, редактирование пр.).

В программе есть функция автоматического внесения данных об участниках рабочей группы.

Конфигурация позволяет регистрировать документацию на основании ряда процессов:

• Ведение учета входящей корреспонденции, сканирование печатных версий, распечатывание штрихкодов и штампов;
• Автоматизированная обработка документов;
• Контроль соблюдения исполнения документации в установленные сроки;
• Ведение учета по всем операциям, включая их закрытие, удаление;
• Составление отчетов по всей документации.

Встроенная функция ПО позволяет обрабатывать обращения граждан в соответствии с ФЗ № 59, включая ведение учета дубликатов и обращений, переданных для рассмотрения сторонним организациям и принятых от них.

В форме обработки обращений сотрудник видит все входящие обращения вместе со всей сопутствующей информацией. Порядок исполнения контролируется посредством специальных отчетов.

С помощью конфигурации можно отправлять и принимать документацию посредством МЭДО. Документооборот между организациями осуществляется в автоматическом режиме в соответствии с ГОСТ.

МЭДО также обеспечивает автоматизацию ряда процессов:

• Обмен объектами;
• Внесение данных о входящей документации в журналы;
• Структуризация входящей и исходящей документации;
• Контроль исполнения переданных документов.

Программа позволяет выполнять загрузку любых файлов с любых сканирующих устройств, при поддержке TWAIN интерфейса. Файлы можно преобразить в электронный формат, включая многостраничный.

Отсканированные изображения могут распознаваться автоматически, также предусмотрена опция удобного поиска по тексту.

Интегрированная почта позволяет обрабатывать письма прямо в программном интерфейсе. Для этого в конфигурации предусмотрен полноценный почтовый клиент.

Любой файл можно отправить непосредственно из интерфейса. Кроме того, документы можно загружать в информационную базу из электронной почты. Для клиентов ЭЦП доступна отправка и прием подписанных и зашифрованных файлов.

Для просмотра и обработки документов имеются приложения, которые устанавливаются на рабочих устройствах. Для работы с текстовым форматом в программе есть встроенный редактор.

Привычные операции с документами осуществляются прямо с рабочего стола, где есть список обрабатываемых документов, а также перечень задач, ожидающих выполнения.

ПО позволяет работать в многопользовательском режиме без сбоев и ошибок. Обновленный документ формируется автоматически после сохранения правок.

В программе есть опция настройки и автозаполнения шаблонов. Для того, чтобы программа самостоятельно внесла необходимые данные, нужно просто создать новый файл из шаблона.

Данная опция существенно сокращает время обработки документов за счет отсутствия необходимости внесения данных вручную.

Все документы, создаваемые и обрабатываемые в программе, получают уникальный штрихкод, с которым можно проводить следующие действия:

• Распечатывание отдельным файлом, на наклейке или поверх титульной страницы;
• Вставка изображений в документ.

Штрихкоды нужны для быстрого доступа к учетным карточкам документа, а также для присоединения файлов к документу в процессе сканирования.

Использование сертифицированной электронной подписи позволяет минимизировать вероятность искажений в электронной документации.

В конфигурации можно распечатывать регистрационные штампы файла, содержащие наименование организации, номер и дату регистрации, штрихкод. Причем штамп можно печатать в отдельном файле, а также на титульном листе печатной формы.

В интерфейсе конфигурации можно вести учет дел на предприятии, списывать документы, создавать номер регистрации документа с индексацией и многое другое. Возможна печать бумажных экземпляров.

Карточка одного документа может включать несколько резолюций. Они могут формироваться как в автоматическом, так и в ручном режимах. Авторами резолюций могут стать работники учреждения, а также исполнительные лица сторонних организаций.

Итоги согласования отражаются в карточке документа через специальные визы. Они содержат данные о согласовании документов и дают возможность:

• Найти в карточке данные о согласовании или несогласовании документа;
• Ознакомиться с замечаниями других работников, возникших в ходе согласования;
• Внести информацию о согласовании, если другие участники не используют систему;
• Печать документа.

Продукт  позволяет вести учет исходящих документов и контроль соблюдения сроков их возврата исполнительными лицами. Данная процедура реализуется посредством журнала передачи. Данные может отразить как сотрудник предприятия, так и внешний корреспондент.

В отчетах отражается информация о текущем статусе документа.

Помимо стандартных связей, устанавливаемых в автоматическом порядке, программа дает возможность настроить дополнительные связи с указанием правил их использования отдельными документами. Связи могут быть единичными, множественными, односторонними, двухсторонними.

Программа обеспечивает полноценную автоматизацию жизненного цикла договоров:

• Разработка и согласование проекта;
• Учет сопутствующих документов;
• Контроль сроков действия;
• Продление договоров согласно условиям;
• Контроль выполнения финансовых обязательств, прописанных в договоре;
• Контроль обработки и возврата договоров контрагентами;
• Расторжение.

Программа позволяет вести учет переадресации входящей документации сторонним учреждениям, а также получать переадресованные документы. Кроме того, в интерфейсе имеется функция для контроля сроков исполнения переадресованных файлов.

Для многих предприятий актуальна одновременная обработка нескольких документов и файлов как с единым объектом. Для реализации этой задачи в программе предусмотрена функция создания комплектов документов.

Электронный документ включает набор структурированных данных. Он состоит из двух частей: содержание и реквизиты. Информация позволяет быстро находить интересующий файл.

В программе можно искать любые данные посредством опции полнотекстового поиска по карточным полям, а также по содержанию версий файлов. Программа учитывает морфологию трех языков: русского, украинского, английского.

Файлы можно хранить в базе данных, а также на диске в формате томов. Тома позволяют располагать файлы на разные носители, включая сетевые. Размещение объектов можно настраивать по параметрам.

Групповая обработка документации реализуется через следующие операции:

• Рассмотрение: для получения резолюции руководителя;
• Исполнение: все пользователи из списка получают документ. Также он передается контролеру для проверки порядка исполнения;
• Согласование: все приложения бизнес-процесса передаются для согласования, а результаты возвращаются создателю бизнес-процесса;
• Утверждение: файл передается ответственному исполнителю для утверждения, затем возвращается автору для изучения результатов;
• Регистрация: секретарь присваивает документу регистрационный номер, ставит печать предприятия, затем отправляет корреспонденту;
• Ознакомление: данный бизнес-процесс подразумевает рассылку документа всем пользователям из списка;
• Поручение: данный процесс позволяет выдавать поручения и проверять соблюдение их исполнения;
• Приглашение: подразумевается направление приглашений всем участникам конференции с последующим получением ответов;
• Работа с входящим документом: позволяет автоматизировать весь цикл операций с полученным документом;
• Работа с исходящим документом: позволяет автоматизировать весь цикл операций с отправленным документом;
• Работа с внутренним документом: позволяет автоматизировать весь цикл операций с исходящим документом;
• Комплексная обработка: подразумевает настройку произвольного маршрута работы с документом, который включает отдельные этапы.

В формировании процесса принимает участие помощник, который позволяет выбрать необходимый шаблон. Все процессы структурированы по группам.

Задачи можно назначать как для отдельных исполнителей, так и для ролей (например, роль Директор автоматически направит задачу соответствующему исполнителю).

В программе можно настроить запуск процессов в автоматическом режиме по заданному графику.

Сложный процесс, включающий несколько операций, порядок исполнения которых настраивается пользователем. Данная опция актуальна тогда, когда нужно автоматизировать цепочку действий в определенной последовательности.

Опция для удобной работы управляющего: решение повседневных задач, контроль исполнения повседневных задач. Рабочий стол может использоваться как с ПК, так и с планшетного устройства.

Механизм, обеспечивающий организацию, учет и анализ мероприятий, проводимых в учреждении. Речь идет о собраниях, переговорах, конференциях и пр. Также в программе можно реализовать работу с протоколом мероприятия и контроль исполнения решений.

Механизм обсуждений обеспечивает удобную связь с другими работниками предприятия. Актуально при составлении регламентированного документа либо инструкции, когда необходимо получить точку зрения коллег.

Опция нужна для анализа и получения сведений касаемо работы над системными объектами. Протокол позволяет получить информацию о совершенных действиях, времени, исполнителе. Данная возможность обеспечивает решение спорных моментов.

Проект представляет собой временный объект, направленный на разработку уникальных товаров, услуг, рабочих процессов. Проекты позволяют автоматизировать исполнительную деятельность в рамках планового производства, а также обеспечить аналитику данных по проектам.

Отражение значимых мероприятий, подтвержденных правками в системе. Наступление бизнес-мероприятий может быть дополнено автозапуском необходимых процессов.

Учет и контроль рабочего времени предоставляют руководителю доступ к сведениям, необходимым для грамотного управления и оптимизации работы кадров.

Программный интерфейс обладает ежедневной отчетностью работников, включая сведения о времени и содержании проекта. Эти сведения позволяют составить отчеты времени работников с учетом исполняемых задач, подразделов, периодов.