Функционал воинского учета сотрудников в 1С ЗУП

1C:Зарплата и управление персоналом – одна из конфигураций платформы 1С:Предприятие, предназначенная для упрощения контроля сотрудников и ведения кадрового учета. В системе множество функций, среди которых присутствует воинский учет. Эта обязанность вменяется всем организациям на законодательном уровне – за ее ненадлежащее исполнение предусмотрены штрафные санкции.

Воинский учет 1С:ЗУП предназначен не только для контроля, но и для соблюдения прав работников, а также самой компании. Этот функционал регламентирует особенности приема военнообязанных граждан РФ в штат, а также их освобождения от занимаемых должностей.

Субъекты Воинского учета

Учету подлежат все граждане РФ мужского пола, которые проживают на территории государства и не освобождены от военной обязанности. Также учет ведется в отношении женщин, имеющих медицинское образование или обладающих необходимыми для несения службы навыками (например, специалистов в областях картографии и связи).

Законодательные нормы предусматривают воинский учет сотрудников, включенных в резерв. Причем это касается и тех, кто работает на удаленной основе или по совместительству. Не подлежат учету граждане других государств, трудоустроенные в российских организациях.

Уточнение: Все вышесказанное не относится к индивидуальным предпринимателям – на них обязанность ведения воинского учета сотрудников не распространяются.

Ответственность организаций за нарушения

За несоблюдение организацией норм ведения воинского учета персонала предусмотрена административная ответственность в виде денежных штрафов. Если до октября 2023 года сумма выплаты составляла 5 000 р, то сейчас она варьируется в диапазоне от 300 до 500 тысяч, в зависимости от серьезности нарушения. Поэтому руководство компаний старается искать пути наиболее эффективного решения задачи и взаимодействия с военкоматами для соблюдения установленных законодательных норм.

Специалисты компании «АйБиТи Консалт» советуют вести воинский учет в программном продукте 1С:ЗУП, позволяющем значительно упростить процесс.

Работа с функционалом Воинского учета в 1С:ЗУП

По умолчанию это программное решение не активировано, поэтому необходимо задействовать его. Следует найти пункт «Кадровый учет» в настройках и активировать опцию «Ведется воинский учет» в соответствующей вкладке. Здесь же присутствуют дополнительные поля, для использования которых достаточно отметить чекбоксы.

При условии, что сотрудники, состоящие на воинском учете, имеют отношение к авиации или флоту, эти данные должны быть отражены в документах по резервированию (предварительно необходимо активировать нужную опцию).

После того, как функционал Воинского учета задействован, в разделе «Ответственные лица» становится доступна возможность назначения ответственного за контроль воинского учета сотрудника. По умолчанию эта обязанность возлагается на руководителя организация, но он может делегировать ее другим лицам.

Еще один нюанс, который нельзя обойти стороной – регистрация предприятия в военкомате. Для этого необходимо перейти в новый раздел, появляющийся на вкладке «Политика учета и другие настройки». Здесь можно оформить документы по процедуре резервирования военнообязанных, а также составить план действий по военному учету.

Все данные для составления подобных документов берутся из раздела профиля организации, который посвящен ответственным лицам. После того, как активируется функционал воинского учета, в справочнике персонала появляется возможность использования необходимых форм и баз. Также есть возможность включить возможность получения необходимых для резервирования и взаимодействия с военкоматами отчетов – это делается в разделе «Отчеты по кадрам».

Воинский учет сотрудников организации подразумевает регулярное обновление информации по следующим пунктам:

• Изменение статуса военнообязанных, например, повышение звания или снятие с воинского учета.
• Срок действия военного билета и прочих документов сотрудника.

Данные сведения, как и все прочие, должны предоставляться сотрудникам военкомата по требованию.

Основное преимущество использования воинского учета в 1С:ЗУП заключается в возможности автоматизации большинства процессов при корректной настройке программного средства, что позволяет сэкономить время и трудозатраты сотрудников отдела кадров.

Специалисты компании «АйБиТи Консалт» рекомендуют использовать данное программное средство для оптимизации процесса получения и обработки информации о военнообязанных сотрудниках, а также обеспечения своевременной передачи сведений в военкоматы.

На каждого сотрудника создается собственная карточка, в которой отмечается вся нужная информация, что упрощает процедуру изменений сведений о личном статусе или отметки об увольнении. Задавая активные пункты карточки, необходимо учитывать соответствие полноты указанной информации требованиям актуальных законодательных актов, поэтому рекомендуется регулярно отслеживать изменения правовых норм.

Оформление карточки военнообязанного сотрудника

Контроль сотрудника в рамках воинского учета 1С:ЗУП начинается с даты вступления в должность и включает в себя корректное оформление всех последующих кадровых решений. В связи с этим, в обязанности ответственного за учет лица входит получение и внесение в систему следующей информации:

• наличие и номер военного билета, приложений к нему, приписного листа и прочих документов, подтверждающих воинскую обязанность сотрудника;
• текущее звание работника;
• класс военнообязанного в запасе;
• специализация при воинской подготовке;
• данные о месте прохождения срочной или контрактной службы и участии в сборах (если участвовал);
• вхождение в офицерский, сержантский или рядовой состав.

Все эти сведения заносятся в соответствующие категории информационных баз 1С:Зарплата и управление персоналом. Если новый сотрудник состоит на воинском учете, компания обязана оповестить военкомат в течение 5 календарных дней с даты приема на работу. В противном случае (то есть, при отсутствии постановки на воинский учет) оповещение должно быть направлено в военкомат в течение трех дней после трудоустройства. Во избежание ошибок ответственные за воинский учет в 1С:ЗУП лица должны сверять предоставленную сотрудниками информацию с имеющимися в базе военкомата данными.

Освобождение военнообязанного сотрудника от занимаемой должности

При увольнении сотрудника, состоящего на воинском учете, необходимо сформировать соответствующее уведомление для военкомата. Для этого в 1С ЗУП предусмотрена специальная форма «Извещение о приеме и увольнении». Параллельно данные о прекращении трудовых отношений заносятся в отчет «Принятые и уволенные военнообязанные сотрудники». Как и при приеме на работу, оповещение в военкомат при увольнении должно быть отправлено в течение 5 календарных дней.

Мобилизация на сегодняшний день может быть внезапной, поэтому, если сотрудник призван на военную службу необходимо получить соответствующее подтверждение из военкомата. Если мобилизация подразумевает участие в СВО, работодатель не может уволить военнообязанного, согласно действующему законодательству. Если перед мобилизацией было подано заявление об увольнении по собственному желанию, процедура происходит в стандартном режиме. Единственное отличие заключается в том, что положенный для отработки 2-хнедельный срок не обязателен.

В заключение

Программное решение 1С:ЗУП воинский учет позволяет осуществлять контроль военнообязанных сотрудников, упростить взаимодействие с военными комиссариатами, снизить риск административной ответственности, а также защитить права сотрудников и организации.