Новые правила хранения документов в архиве

С 17 сентября 2023 года изменились правила хранения архивной документации. В соответствии с Приказом №77 Росархива (от 31 июля 2023), обновления относятся к хранению, учету, комплектованию и применению архивов в организациях.

Порядок, утвержденный Минкультуры за 2015 год, со дня принятия изменений, будет считаться не актуальным.

В нововведениях сказано, что сдавать документацию на архивное хранение нужно не ранее года и не позднее трех лет после завершения дела в делопроизводственной базе. Сдавать на хранение нужно только ту документацию, которая обладает сроками хранения:

• постоянное (до ликвидации организации);
• длительное (10 лет и дольше).

Документы со сроком хранения менее 10 лет сдавать не обязательно. Они могут храниться в подразделении предприятия. После истечения срока они подлежат уничтожению.

Порядок ведения архива документов

1. График передачи утверждает руководитель организации. За прием-передачу отвечает работник, ответственный за архивные материалы. Передача осуществляется в присутствии работника того подразделения, в котором была оформлена документация. Факт передачи отражается в пометке – на каждом экземпляре должно быть указано количество фактически принятых бумаг, дата передачи, подписи с расшифровками присутствующих работников.

2. Перед подачей документации в архивы ее группируют по отдельным делам – структурное, функциональное, тематическое назначение, сроки хранения вне зависимости от типа носителя (например, первичные документы, делопроизводства по сотрудникам и пр.).

3. Документы постоянного/длительного хранения, подлежат полноценному оформлению и внесению в описи. Одно дело может включать только один экземпляр по каждому из документов. Дело может включать документы за один календарный год, за исключением личных дел, которые создаются постоянно по факту труда сотрудников.

4. Документы группируются в отдельные категории с учетом присвоенных сроков хранения. Если дело включает бумажную документацию, оно может состоять максимум из 250 листов. Максимальная толщина папки – 4 см.
   

Архив предприятия

Некоторые организации принимают решение о самостоятельном ведении архива. Для этого необходимо наличие оборудованного архива – изолированный объект с постоянными показателями температуры и влажности. Место хранения должно изолироваться огнеупорными стенами от прилегающих помещений.

В архиве должна быть оборудована система искусственной и естественной вентиляции, выходы к лестницам, лифту. Помещение не может находиться в подвальных помещениях – архивы должны располагаться не ниже уровня земли.

Если в компании поток документов не большой, то для хранения могут предназначаться запирающиеся сейфы или шкафы, которые находятся в кадровом или бухгалтерском отделе.

Официальным документом, регламентирующим архивную деятельность, является локальный акт предприятия. Для контроля исполнительной дисциплины назначают работника, ответственного за операции с документацией.

Компания оставляет за собой право обратиться к аутсорсинговым специализированным фирмам, которые оказывают соответствующие услуги на правах уставной деятельности. Сотрудничество закрепляется соглашением, где прописаны условия хранения архивов. Что касается хранения документации в электронном виде, здесь имеются некоторые тонкости.

1С-Архив

Чтобы корректно вести архив документации и не запутаться в нем ввиду прошествия времени или из-за человеческого фактора, компания 1С выпустила специализированный продут – 1С Архив.

Внедрение специализированного решения позволит минимизировать загруженность учетных систем предприятия. 1С Архив – это универсальное решение, которое подойдет для предприятий любого размера и направления.

Конфигурация построена на базе 1С Предприятие и является удобным решением, которое обеспечивает прозрачное хранение архивной документации в бумажном и электронном виде. В программе доступно ведение архивного учета в соответствии с действующими правилами.

Архивное хранение документации в электронном виде

Для хранения электронных архивов предназначена система хранения электронных документов с метаданными (аббревиатура "СХЭД"). Это информационная база с электронными данными, которая интегрируется с ЭДО.

СХЭД – это многофункциональная система, в которой можно не только хранить электронные архивы. С ее помощью пользователь может выполнять ряд других важных задач:

• формировать годовые описи по электронным документам;
• выполнять резервное копирование, восстанавливать электронную документацию с метаданными из архивов;
• контролировать наличие и состояние оцифрованной документации;
• формировать (копировать) и вносить в СХЭД образцы электронных документов на основании резервных файлов в случае повреждения оригинала;
• мониторить техническую целостность электронных форм, сохранять результаты проверки за установленный период;
• перемещать документы и метаданные в сторонние СХЭД;
• создавать акты, отражающие факт уничтожения тех или иных файлов, не подлежащих хранению.

Документация направляется в архив посредством ТСК либо на физических носителях (флешки, жесткие диски и др.). После передачи на физическом носителе документация подлежит исключению из СХЭД. Последующее хранение на физическом носителе допускается в том случае, если отсутствует необходимость поддерживать юридическую силу, обладает ограниченным доступом или хранение в СХЭД не является возможным.

При поступлении в СХЭД, электронные документы проходят автоматическую проверку для исключения отсутствия того или иного файла в составе. Кроме того, все файлы проверяются для на предмет отсутствия вирусных программ.

В метаданных проверяется подлинность электронной подписи, которой заверена передаваемая документация.

Ответственный сотрудник выполняет выборочную проверку поступившей документации (не менее 1%) на предмет подлинности, отсутствия ошибок при воспроизведении и просмотре.

Если в ходе проверки выявлены несоответствия или ошибки, вирусы, то документация в архив не принимается. По факту нарушений создается уведомление, которое передается отправителю для последующего исправления.

По истечении сроков временного хранения, документация в электронном виде стирается. Это отражается в соответствующем акте. При этом данные по индексам, заголовкам, электронным делам, даты и номера акта утилизации остаются в СХЭД. Все архивные данные, независимо от формата, должны проходить периодическую проверку.

Проверка архивной базы

Периодичная проверка архивов позволяет своевременно выявить утерю или повреждение документации. Такие проверки носят плановый характер, проводятся на основании локальных документов.

Бумажные архивы проверять нужно раз в десять лет. Электронные файлы проверяются автоматически ежегодно. Электронные документы на физических носителях проверят нужно с интервалом в пять лет.

Внеплановая проверка имеет место в ряде случаев:

• при смене ответственного работника;
• при подготовке документов к подаче в государственный или частный архив;
• при массовом перебазировании архивов (например, переезд организации);
• после чрезвычайных ситуаций или иных обстоятельств, которые могли привести к утере/повреждению документов;
• при реорганизации предприятия.

Проверка архивов выполняется двумя работниками – ответственным лицом и назначенным сотрудником. Процедура подразумевает визуальный осмотр дел с целью сверки соответствия описям. Во время проверки производится выверка документов в архивах, исправление выявленных неточностей. Проверяющие устанавливают фактическое наличие архивной базы, ищут недостающие документы или выявляют причину их отсутствия.

Проверка считается завершенной по факту утверждения соответствующего акта. Поиск отсутствующей документации занимает один год со дня выявления нехватки. Срок может быть продлен еще на год. Если поиск не дал результатов, составляется соответствующий акт.

СХЭД проверяется автоматически. Один раз в год ответственное лицо выполняет выборочную проверку электронной базы для исключения фактов несанкционированного доступа к архивам, исправления выявленных ошибок.

Физические носители проверяются визуально и с помощью программного обеспечения. В ходе проверки оценивается состояние и целостность носителя, проверяются файлы. При обнаружении тех или иных неполадок директор организации принимает решение о восстановлении документа с резервной копии. Восстановленный экземпляр сохраняется на другой носитель.