Система электронного документооборота для государственных учреждениях (СЭД)

Деятельность государственных учреждений напрямую связана с принятием решений. Решения, в свою очередь, отражаются в соответствующих документах. В качестве исходной информации используются первичные документы.

То есть, обработка документов занимает важное место в деятельности государственных предприятий. Работа с бумажными версиями является трудоемким и нерациональным процессом. Многие учреждения отказываются от бумажного документооборота и переходят на автоматизированное программное обеспечение.

Электронный документооборот позволяет устранить издержки, оптимизировать рабочий процесс.

Кроме того, специализированное ПО для электронного документооборота в гос. учреждениях обладает необходимым функционалом для осуществления поиска, распределения, формирования документов, контроля исполнительной дисциплины.

Стандартизация и унификация процесса обработки в России началась давно. В первую очередь это важно для организаций государственного уровня. Фирма 1С уделяет много внимания вопросам массового внедрения систем для автоматизации документооборота и выпустила специализированное решение «1С:Документооборот для государственных учреждений»

Переход на электронный документооборот

Электронные документы не нужно распечатывать на бумаге. Как это работает? На бумажном документе представлена подпись ответственного лица с печатью. Электронные версии заверяются электронной подписью.

Процесс перехода к усовершенствованной системе требует времени и затрат, поскольку сопровождается техническими и законодательными затруднениями.

Примечательно, что системы электронного документооборота изначально позволяли работать не с электронными образцами, а с образами печатных форм. Исходя из этого, Документооборот должен соответствовать определенным требованиям, которые касаются как обработки, так и учета печатных оригиналов.

Такой функционал будет востребован еще долгое время. Это связано с тем, что электронную документацию нужно хранить в соответствии с общепринятыми стандартами.

В последнее время появляется все больше требований, относящихся к работе с электронными образцами. Одним из них является обязательное применение сертифицированной электронной подписи. При разработке Документооборота во внимание принимаются функции, необходимые для работы с бумажной и электронной документацией.

Базовый функционал СЭД

Государственные учреждения обязаны вести делопроизводство в соответствии с установленными требованиями и регламентами, которые базируются на ГОСТ и правовой нормативной базе. Они могут быть использованы для четкого описания процедур обработки документа.

Перечислим самые востребованные функции СЭД для государственных учреждений

1. Регистрация входящей корреспонденции. Как правило, эту часть работы выполняет ответственное лицо либо подразделение. Объем документации может быть значительным, поэтому многие предприятия внедряют автоматизированные системы для оптимизации выполнения рутинных задач:
• Формирование документов на основании шаблона;
• Потоковое сканирование.
2. Рассмотрение. Инструменты программы используются для передачи документа сотруднику, который отвечает за составление резолюции. Государственному сектору стоит обратить внимание на такие полезные возможности, как: проектное согласование по резолюциям. Большинство высокопоставленных лиц работают с ассистентами. При помощи системы необходимо внести данные о таких резолюциях.
   
   
3. Организация исполнительной дисциплины. Что касается деятельности государственных органов, здесь есть своя особенность – многоуровневое исполнение документов. Исходная резолюция передается по нескольким подчиненным подразделениям. В программе 1с предусмотрена возможность обработки документа по задачам.
   
   
4. Контроль исполнения. В большинстве госучреждений исполнительную дисциплину контролирует соответствующий отдел. Представители этого отдела следят за сроками исполнения, периодической отчетностью, процессом исполнения, прием результатов и т. д. Документооборот обладает средствами автоматизации работы сотрудников этого отдела, а также включает все требуемые формы отчетов.
   
   
5. Формирование документов. Есть общепринятые образцы, установленные ГОСТ. При помощи Документооборота можно автоматически составлять проекты для документов при помощи типовых шаблонов.
   
   
6. Электронная подпись. Ввиду повсеместного внедрения электронных средств, присутствие инструментов для использования ЭП является обязательным.
   
   
7. Согласование, подписание и утверждение. Госучреждения выполняют процедуру согласования по заданным регламентам – маршрутизация определяется в зависимости от тех или иных условий. Организация электронного документооборота предусматривает использование возможностей по настройке параметров маршрутизации для выполнения последующих действий. Для работы с электронными образами документов с последующей печатью необходимо иметь электронную подпись.
   
   
8. Рассылка. Документообоорот поддерживает возможность рассылки файлов одновременно нескольким получателям.
   
   
9. Доступ к информации о местонахождении и передаче печатной версии. Документооборот позволяет вносить фактический прием и передачу печатного образца. Это полезная функция для четкой идентификации статуса обработки.
   
   
10. Штрихкодирование. На зарегистрированном документе должен присутствовать уникальный штрих-код – он нужен для дальнейшего поиска версии в электронном образе.
    
    
11. Классификатор. В программе предусмотрена возможность работы с номенклатурой. Она позволяет не только классифицировать документы, но также определять их сроки хранения. Иерархический классификатор можно настроить по индивидуальным потребностям учреждения. Это полезная функция для оптимизации поиска нужных документов в информационной базе.
    
    
12. Опции поиска. Искать документы можно по заданным параметрам – реквизитам либо содержанию.
    
    
13. Связь по документам. Некоторые документы связаны между собой по смыслу. Исходя из этого, необходимо обеспечить поддержку фиксации произвольных связей по документам.
    
    
14. Гибкая настройка прав доступа. В любой системе электронного документооборота для государственных организаций необходима возможность задавать уровни допуска и роли в принятии и согласовании любых документов. 
    
    

Работа с обращениями граждан

Обработка гражданских обращений осуществляется на основании соответствующего закона, общепринятого для всех государственных организаций. Система электронного документооборота должна обладать специализированным модулем для автоматизации обработки обращений.

Требования заключаются в следующем:

1. Использование персональных данных в соответствии с законодательными требованиями.
   
   
2. Автоматизация персонального приема.
   
   
3. Регистрация письменных и личных обращений, включая тех, что поступили через портал госуслуг.
   
   
4. Рассмотрение обращения в срок, указанный законодательством.
   
   
5. Распределение обращений.
   
   
6. Составление отчетов относительно сроков рассмотрения обращений, формирование статистики.
   
   

1С: Документооборот для государственного сектора

Решение 1С – надежная и функциональная программа с модульной архитектурой. Для реализации пользовательских сценариев предусмотрены встроенные приложения.

Программный продукт 1С будет полезен для выполнения задач по:

• Делопроизводству;
• Гражданским обращениям;
• Управлению совещаниями;
• Договорам.

Клиент может выбрать список инструментов в соответствии с потребностями предприятия. По любым вопросам обратитесь к специалистам компании «АйБиТи Консалт».