1С:Документооборот государственного учреждения 8

Выберите редакцию продукта

Программный продукт «1С:Документооборот государственного учреждения 8» разработан для автоматизации различных операций по ведению учетной документации, оптимизации взаимодействия работников, контроля и оценки исполнения задач. При покупке подписки и наличии соответствующих лицензий, пользователь получает доступ к многопользовательскому режиму работы посредством локальной сети или веб-соединения.

Продукт разработан в соответствии с основными стандартами по делопроизводству, ГОСТ, а также нормативными актами РФ:

  • ГОСТ (51141-98) Делопроизводство и архивоведение. Термины и понятия;
  • ГОСТ (6.30-2003) Универсальные требования к формированию организационно-распорядительных документов;
  • ФЗ №59 (о 02 мая 2006) Порядок рассмотрения обращений граждан России;
  • ФЗ №152 (от 27 июля 2006) О личных данных (утвержден Государственной Думой);
  • Постановление Правительства №477 (от 15 июня 2009) Стандарты по делопроизводству для федеральных исполнительных органов законодательства и др.

Преимущества конфигурации

  • упорядоченная обработка документов;
  • исключение потери или пересечения данных при условии одновременной работы с документом;
  • сокращение затрат времени на поиск необходимых данных;
  • повышенное качество готовых отчетов.

Программу можно адаптировать под индивидуальные требования предприятия.
 

Функционал программы

  • надежное хранение документации в централизованной базе;
  • возможность доступа к документам в режиме онлайн с учетом заданных пользовательских прав;
  • фиксация корреспонденции;
  • регистрация обращений;
  • просмотр документов с возможностью редактирования;
  • доступ к актуальным версиям документов;
  • доступ к межведомственному электронному документообороту;
  • обработка документации любого типа;
  • опция сканирования;
  • строка полнотекстового поиска по содержанию;
  • эффективное взаимодействие пользователей, возможность согласования и принятия совместных решений;
  • перемещение и обмен;
  • загрузка из стороннего источника в автоматическом режиме;
  • учет и распределение рабочего времени для кадров;
  • возможность использования электронной подписи;
  • опция штрих-кодирования и др.


Возможности программы


Настройки доступа

Все документы хранятся в программе с учетом настроенных прав пользователей. Папки можно структурировать для организационной структуры конкретной компании либо по типу документа. Для каждой папки можно настроить права доступа для отдельных пользователей, а также для групп (например, просмотр, редактирование пр.).

В программе есть функция автоматического внесения данных об участниках рабочей группы.

Регистрация объектов

Конфигурация позволяет регистрировать документацию на основании ряда процессов:

  • Ведение учета входящей корреспонденции, сканирование печатных версий, распечатывание штрихкодов и штампов;
  • Автоматизированная обработка документов;
  • Контроль соблюдения исполнения документации в установленные сроки;
  • Ведение учета по всем операциям, включая их закрытие, удаление;
  • Составление отчетов по всей документации.

Работа с обращениями

Встроенная функция ПО позволяет обрабатывать обращения граждан в соответствии с ФЗ № 59, включая ведение учета дубликатов и обращений, переданных для рассмотрения сторонним организациям и принятых от них.

В форме обработки обращений сотрудник видит все входящие обращения вместе со всей сопутствующей информацией. Порядок исполнения контролируется посредством специальных отчетов.

Обмен документами между учреждениями

С помощью конфигурации можно отправлять и принимать документацию посредством МЭДО. Документооборот между организациями осуществляется в автоматическом режиме в соответствии с ГОСТ.

МЭДО также обеспечивает автоматизацию ряда процессов:

  • Обмен объектами;
  • Внесение данных о входящей документации в журналы;
  • Структуризация входящей и исходящей документации;
  • Контроль исполнения переданных документов.

Сканирование

Программа позволяет выполнять загрузку любых файлов с любых сканирующих устройств, при поддержке TWAIN интерфейса. Файлы можно преобразить в электронный формат, включая многостраничный.

Отсканированные изображения могут распознаваться автоматически, также предусмотрена опция удобного поиска по тексту.

Электронная корреспонденция

Интегрированная почта позволяет обрабатывать письма прямо в программном интерфейсе. Для этого в конфигурации предусмотрен полноценный почтовый клиент.

Любой файл можно отправить непосредственно из интерфейса. Кроме того, документы можно загружать в информационную базу из электронной почты. Для клиентов ЭЦП доступна отправка и прием подписанных и зашифрованных файлов.

Чтение, редактирование и проверка актуальности версий

Для просмотра и обработки документов имеются приложения, которые устанавливаются на рабочих устройствах. Для работы с текстовым форматом в программе есть встроенный редактор.

Привычные операции с документами осуществляются прямо с рабочего стола, где есть список обрабатываемых документов, а также перечень задач, ожидающих выполнения.

ПО позволяет работать в многопользовательском режиме без сбоев и ошибок. Обновленный документ формируется автоматически после сохранения правок.

Готовые формы документов

В программе есть опция настройки и автозаполнения шаблонов. Для того, чтобы программа самостоятельно внесла необходимые данные, нужно просто создать новый файл из шаблона.

Данная опция существенно сокращает время обработки документов за счет отсутствия необходимости внесения данных вручную.

Функция штрихкодирования файлов

Все документы, создаваемые и обрабатываемые в программе, получают уникальный штрихкод, с которым можно проводить следующие действия:

  • Распечатывание отдельным файлом, на наклейке или поверх титульной страницы;
  • Вставка изображений в документ.

Штрихкоды нужны для быстрого доступа к учетным карточкам документа, а также для присоединения файлов к документу в процессе сканирования.

Электронная подпись

Использование сертифицированной электронной подписи позволяет минимизировать вероятность искажений в электронной документации.

Печать штампов для регистрации документов

В конфигурации можно распечатывать регистрационные штампы файла, содержащие наименование организации, номер и дату регистрации, штрихкод. Причем штамп можно печатать в отдельном файле, а также на титульном листе печатной формы.

Формирование дел

В интерфейсе конфигурации можно вести учет дел на предприятии, списывать документы, создавать номер регистрации документа с индексацией и многое другое. Возможна печать бумажных экземпляров.

Резолюции в файлах

Карточка одного документа может включать несколько резолюций. Они могут формироваться как в автоматическом, так и в ручном режимах. Авторами резолюций могут стать работники учреждения, а также исполнительные лица сторонних организаций.

Согласование документов

Итоги согласования отражаются в карточке документа через специальные визы. Они содержат данные о согласовании документов и дают возможность:

  • Найти в карточке данные о согласовании или несогласовании документа;
  • Ознакомиться с замечаниями других работников, возникших в ходе согласования;
  • Внести информацию о согласовании, если другие участники не используют систему;
  • Печать документа.

Контроль исходящей документации

Продукт  позволяет вести учет исходящих документов и контроль соблюдения сроков их возврата исполнительными лицами. Данная процедура реализуется посредством журнала передачи. Данные может отразить как сотрудник предприятия, так и внешний корреспондент.

В отчетах отражается информация о текущем статусе документа.

Настройка связи между документами

Помимо стандартных связей, устанавливаемых в автоматическом порядке, программа дает возможность настроить дополнительные связи с указанием правил их использования отдельными документами. Связи могут быть единичными, множественными, односторонними, двухсторонними.

База учета договоров

Программа обеспечивает полноценную автоматизацию жизненного цикла договоров:

  • Разработка и согласование проекта;
  • Учет сопутствующих документов;
  • Контроль сроков действия;
  • Продление договоров согласно условиям;
  • Контроль выполнения финансовых обязательств, прописанных в договоре;
  • Контроль обработки и возврата договоров контрагентами;
  • Расторжение.

Переадресация входящей корреспонденции

Программа позволяет вести учет переадресации входящей документации сторонним учреждениям, а также получать переадресованные документы. Кроме того, в интерфейсе имеется функция для контроля сроков исполнения переадресованных файлов.

Работа с группами объектов

Для многих предприятий актуальна одновременная обработка нескольких документов и файлов как с единым объектом. Для реализации этой задачи в программе предусмотрена функция создания комплектов документов.

Функция поиска

Электронный документ включает набор структурированных данных. Он состоит из двух частей: содержание и реквизиты. Информация позволяет быстро находить интересующий файл.

В программе можно искать любые данные посредством опции полнотекстового поиска по карточным полям, а также по содержанию версий файлов. Программа учитывает морфологию трех языков: русского, украинского, английского.

Хранение файлов

Файлы можно хранить в базе данных, а также на диске в формате томов. Тома позволяют располагать файлы на разные носители, включая сетевые. Размещение объектов можно настраивать по параметрам.

Многопользовательский режим

Групповая обработка документации реализуется через следующие операции:

  • Рассмотрение: для получения резолюции руководителя;
  • Исполнение: все пользователи из списка получают документ. Также он передается контролеру для проверки порядка исполнения;
  • Согласование: все приложения бизнес-процесса передаются для согласования, а результаты возвращаются создателю бизнес-процесса;
  • Утверждение: файл передается ответственному исполнителю для утверждения, затем возвращается автору для изучения результатов;
  • Регистрация: секретарь присваивает документу регистрационный номер, ставит печать предприятия, затем отправляет корреспонденту;
  • Ознакомление: данный бизнес-процесс подразумевает рассылку документа всем пользователям из списка;
  • Поручение: данный процесс позволяет выдавать поручения и проверять соблюдение их исполнения;
  • Приглашение: подразумевается направление приглашений всем участникам конференции с последующим получением ответов;
  • Работа с входящим документом: позволяет автоматизировать весь цикл операций с полученным документом;
  • Работа с исходящим документом: позволяет автоматизировать весь цикл операций с отправленным документом;
  • Работа с внутренним документом: позволяет автоматизировать весь цикл операций с исходящим документом;
  • Комплексная обработка: подразумевает настройку произвольного маршрута работы с документом, который включает отдельные этапы.

В формировании процесса принимает участие помощник, который позволяет выбрать необходимый шаблон. Все процессы структурированы по группам.

Задачи можно назначать как для отдельных исполнителей, так и для ролей (например, роль Директор автоматически направит задачу соответствующему исполнителю).

В программе можно настроить запуск процессов в автоматическом режиме по заданному графику.

Комплексные операции

Сложный процесс, включающий несколько операций, порядок исполнения которых настраивается пользователем. Данная опция актуальна тогда, когда нужно автоматизировать цепочку действий в определенной последовательности.

Панель управляющего

Опция для удобной работы управляющего: решение повседневных задач, контроль исполнения повседневных задач. Рабочий стол может использоваться как с ПК, так и с планшетного устройства.

Обработка мероприятий

Механизм, обеспечивающий организацию, учет и анализ мероприятий, проводимых в учреждении. Речь идет о собраниях, переговорах, конференциях и пр. Также в программе можно реализовать работу с протоколом мероприятия и контроль исполнения решений.

Обсуждения

Механизм обсуждений обеспечивает удобную связь с другими работниками предприятия. Актуально при составлении регламентированного документа либо инструкции, когда необходимо получить точку зрения коллег.

Протоколирование пользовательской деятельности

Опция нужна для анализа и получения сведений касаемо работы над системными объектами. Протокол позволяет получить информацию о совершенных действиях, времени, исполнителе. Данная возможность обеспечивает решение спорных моментов.

Работа с проектами

Проект представляет собой временный объект, направленный на разработку уникальных товаров, услуг, рабочих процессов. Проекты позволяют автоматизировать исполнительную деятельность в рамках планового производства, а также обеспечить аналитику данных по проектам.

Бизнес-мероприятия

Отражение значимых мероприятий, подтвержденных правками в системе. Наступление бизнес-мероприятий может быть дополнено автозапуском необходимых процессов.

Контроль трудового времени

Учет и контроль рабочего времени предоставляют руководителю доступ к сведениям, необходимым для грамотного управления и оптимизации работы кадров.

Программный интерфейс обладает ежедневной отчетностью работников, включая сведения о времени и содержании проекта. Эти сведения позволяют составить отчеты времени работников с учетом исполняемых задач, подразделов, периодов.

 


Дополнительные услуги

Одним из важнейших преимуществ программ 1С для Заказчика является возможность их полной адаптации под конкретную специфику деятельности (настройка 1С, настройка 1С 8). Платформа "1С:Предприятие" позволяет расширить функционал типовых решений

Информационно-технологическое сопровождение (1С:ИТС);
Удаленное сопровождение программ 1С
Абонентское обслуживание
2 500 руб./час
service
Поможем сориентироваться в многообразии различных продуктов 1С и посоветуем что подойдет именно для вашего бизнеса наилучшим образом.
бесплатно
service
Мы осуществим бесплатную доставку и установку приобретенных продуктов 1С в пределах МКАД г. Москвы.
2 500 руб./час
service
Информационно-технологическое сопровождение (1C:ИТС) – это комплексная поддержка, которую фирма «1С» предоставляет пользователям программ "1С:Предприятие". 1С:ИТС включает в себя совокупность программ и баз данных фирмы «1С», услуг линии технической поддержки фирмы "1С" и услуг официальных партнеров фирмы «1С».
1 933 руб./месяц
service
Мы осуществим бесплатную доставку и установку приобретенных продуктов 1С в пределах МКАД г. Москвы.

Информационно-технологическое сопровождение (1С:ИТС);
Индивидуальное обслуживание
Удаленное сопровождение программ 1С
Абонентское обслуживание
2 500 руб./час
service
Много лет успешно осуществляем автоматизацию учета и управления. Гарантируем качественное внедрение программных продуктов "1С", а также их оперативную поддержку на профессиональном уровне.
service
Удаленное сопровождение программ 1С - реальная альтернатива штатному программисту или администратору 1С.

Пользуясь этой услугой, наш Клиент сможет сэкономить денежные средства на содержании штатного программиста 1С.
от 5000 руб./мес
service
За годы успешной работы группа компаний «АйБиТи Консалт» приобрела репутацию надежного партнера, гарантирующего качество своих услуг. Наша компания обслуживает более 20 бюджетных организаций по Москве и Московской области и данный список постоянно увеличивается. Среди наших Клиентов есть как небольшие бюджетные организации, так и Министерства.
service
Наша компания оказывает услуги по обучению пользованию программами 1С, в том числе 1С Предприятие, по разработанным планам обучения опытными преподавателями-практиками.

Продолжительность курсов в среднем составляет 1-2 дня.
service
Сервис "1С:Комплект поддержки" (1С:КП) – лицензионный продукт, которым Лицензиату на определенный срок передается право использования целого набора программ для ЭВМ и баз данных, повышающих продуктивность работы с программными продуктами "1С:Предприятие 8".
от 1 933 руб./мес.
service

18 лет опыта работы
с программами 1С

2365 клиентов
и 115 отзывов

645 сертификатов
от 1С

Гарантия
качества работ

Не знаете какой продукт или услугу выбрать?

Cвяжитесь с нами или оставьте свои данные и мы свяжемся с вами

Звоните нам бесплатно

+7 (495) 506-74-81

Приходите к нам

105064, Москва, ул. Казакова, д.27
Яндекс.Метрика Связаться с менеджером